Politique de confidentialité

Les enseignantes et enseignants retraités de l’Ontario/The Retired Teachers of Ontario RTOERO s’engagent à protéger la confidentialité des renseignements professionnels.

Les membres du personnel d’RTOERO ne sont autorisés à consulter des renseignements personnels que dans la mesure où ils ont besoin de les utiliser aux fins auxquelles ils ont été
recueillis. Nous apprécions la confiance que nous témoignent les parties avec qui nous traitons et nous nous efforçons d’assurer l’exactitude, la confidentialité et la sécurité de leurs renseignements personnels.

Limitation de la collecte

RTOERO ne recueille que la quantité et le type de renseignements nécessaires aux fins précisées. Les renseignements personnels seront recueillis de façon honnête et licite.

Tous les renseignements fournis à RTOERO sont confidentiels. Les renseignements recueillis deviennent la propriété exclusive d’RTOERO.

Collecte des renseignements nécessaires aux programmes et aux services

RTOERO détermine, au moment de la collecte de renseignements ou préalablement, les fins pour lesquelles un renseignement personnel donné est recueilli.

RTOERO recueille, utilise et divulgue ces renseignements personnels uniquement à des fins considérées comme raisonnables dans les circonstances.

Par exemple, nous recueillons et utilisons les renseignements personnels aux fins suivantes :

• Exécution des programmes, prestation des services et communication des renseignements
  d’RTOERO ;
• Identification des besoins des membres d’RTOERO ;
• Offre de programmes et de services personnalisés ;
• Diffusion de renseignements sur nos conférences, nos événements et nos activités ;
• Distribution de publications papier et numériques ;
• Services de comptabilité et de facturation relatifs aux opérations d’RTOERO ;
• Communication, prestation de services et gestion des membres ;
• Gestion des notes de frais ;
• Suivi de la correspondance et des demandes individuelles ;
• Vérification interne et réglementaire ;
• Conformité aux lois et réglementations en vigueur.

RTOERO recueille les renseignements personnels d’individus qui ne sont pas membres de l’organisme lors de leur inscription aux ateliers, et ce, afin de les inscrire à l’atelier en question et de communiquer avec elles à ce sujet.

Les renseignements personnels sont recueillis après avoir obtenu le consentement des personnes non membres qui souhaitent recevoir des informations complémentaires de la part d’RTOERO (par exemple, dans le but de leur envoyer une trousse d’information par courrier postal). Quand de nouveaux membres souscrivent au régime d’assurance d’RTOERO, leurs renseignements personnels sont collectés dans le but de leur fournir les programmes et services réservés aux membres.

Protection des renseignements personnels

RTOERO prend toutes les mesures nécessaires pour s’assurer que les renseignements personnels sont conservés en toute sécurité et ne sont utilisés qu’aux seules fins pour lesquelles ils ont été fournis, et ce, qu’ils soient entreposés sous format électronique ou papier. Dans tous les cas, l’information est protégée contre les accès non autorisés et conservés uniquement aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire.

Nos méthodes de protection comprendront des mesures physiques (par exemple, des classeurs verrouillés et un accès aux bureaux contrôlé), des mesures organisationnelles (par exemple, les autorisations de sécurité et l’accès sélectif), et des mesures technologiques (par exemple, l’usage de mots de passe et l’encodage) et des mesures contractuelles (par exemple, exiger que toutes les parties tierces adhèrent à la présente politique de confidentialité d’RTOERO).

• Les renseignements personnels sont conservés dans des réseaux sécurisés et ne sont accessibles qu’à un nombre limité de personnes qui disposent des droits d’accès spéciaux à ces systèmes. Des ententes de confidentialité sont signées à l’embauche.
• Les fichiers électroniques sont protégés par mot de passe, et accessibles seulement aux employés autorisés, en cas de nécessité absolue.
• Toutes les informations sensibles sont cryptées par la technologie SSL (Secure Socket Layer).
• RTOERO n’a pas recours à l’analyse des vulnérabilités ni à l’analyse selon les normes PCI.
• Une passerelle de paiement externe conforme à la norme PCI traite toutes les transactions par carte de crédit.
• La recherche de programmes malveillants fait partie des dispositifs de sécurité des données mis en place par RTOERO.
• Afin d’assurer la sécurité des renseignements personnels, RTOERO met en oeuvre diverses mesures de sécurité lorsqu’un utilisateur saisit, transmet ou consulte ses renseignements personnels.
• Toutes les transactions financières sont traitées par un fournisseur de passerelle de paiement, sans qu’aucune information financière sensible ne soit stockée ou traitée sur les serveurs d’RTOERO

Communication des renseignements relatifs aux membres aux bénévoles d’RTOERO

RTOERO communique des renseignements limités à ses bénévoles aux fins de recrutement et de reconnaissance des membres. L’information communiquée est la suivante :

• Prénom et nom de famille ;
• Adresse ;
• Statut de membre ;
• Âge ;
• Courriel.

Les renseignements sont également recueillis aux fins de l’envoi d’information par courriel et par courrier postal des éléments suivants :

• Bulletins électroniques ;
• Cartes d’anniversaire, trousses de bienvenue et information régionale d’ordre général.

RTOERO ne communique jamais de renseignements privés tels que la date de naissance, le numéro d’assurance sociale (s’il est inscrit au dossier) ou des renseignements de solvabilité. Il incombe au bénévole, et à lui seul, de détruire les renseignements après utilisation et de ne jamais les communiquer à quiconque. Tous les renseignements personnels une fois utilisés sont entièrement éliminés de nos systèmes électroniques, et toute copie papier est détruite.

Utilisation de photographies

RTOERO utilise exclusivement Shutterstock pour toutes les images d’illustration libres de droits. La licence est adaptée à plusieurs utilisateurs et les bénévoles y ont accès. Chaque employé ou bénévole d’RTOERO est tenu d’obtenir par écrit les droits exclusifs en cas d’utilisation d’une image autre que celles offertes par Shutterstock.

Confidentialité et fichiers témoins (cookies)

Les fichiers témoins sont des petits fichiers de données qui sont placés sur votre ordinateur ou votre appareil mobile lorsque vous visitez un site Web. Les fichiers témoins sont couramment utilisés par les propriétaires de site Web pour assurer le fonctionnement de leur site Web ou pour travailler plus efficacement, de même que pour fournir des informations pour l’établissement de rapports.

Pourquoi utilisons-nous des fichiers témoins?

RTOERO utilise des fichiers témoins pour plusieurs raisons. Certains fichiers témoins sont requis pour des raisons techniques pour permettre le fonctionnement de nos propriétés en ligne et nous appelons ces fichiers témoins « essentiels » ou « strictement nécessaires ». D’autres fichiers témoins nous permettent de suivre et de cibler les intérêts de nos utilisateurs pour améliorer l’expérience sur nos propriétés en ligne. Des parties tierces distribuent des fichiers témoins par le biais de nos propriétés en ligne à des fins des publicités, d’analytique ou autre.

Comment refuser les témoins?

Étant donné que ces fichiers témoins sont strictement nécessaires à la prestation des propriétés en ligne, les utilisateurs ne peuvent pas les refuser. Ils peuvent toutefois les bloquer ou les supprimer en modifiant les paramètres de leur navigateur. Cette opération relève de la responsabilité de l’utilisateur, qui doit se référer à la documentation d’aide du navigateur.

Fichiers témoins analytiques et à des fins de personnalisation :

Ces fichiers témoins recueillent des informations qui sont utilisées sous forme identifiable ou agrégée pour nous aider à comprendre comment nos propriétés en ligne sont employées, le degré d’efficacité de nos campagnes de marketing, et nous aider à personnaliser nos propriétés en ligne pour les utilisateurs.

Le site Web d’RTOERO utilise les fichiers témoins aux fins suivantes :

• Comprendre et enregistrer les préférences des utilisateurs pour leurs futures visites ;
• Mémoriser et traiter les articles du panier ;
• Compiler des données globales sur le trafic du site et ses interactions pour faciliter la navigation et améliorer les outils du site ; RTOERO peut également recourir aux services de tiers de confiance pour effectuer le suivi de ces informations en son nom.

Dans les paramètres du navigateur, les utilisateurs peuvent choisir de recevoir une alerte chaque fois qu’un fichier témoin est envoyé, ou ils peuvent choisir de désactiver tous les fichiers témoins. Étant donné que chaque navigateur est unique, les utilisateurs sont invités à consulter le menu d’aide de leur navigateur pour savoir comment modifier les fichiers témoins.

RTOERO n’associe jamais, sans le consentement de l’utilisateur, l’information recueillie par un fichier témoin à des renseignements personnels identifiables comme le nom, le numéro de téléphone ou l’adresse électronique.

Aucune divulgation de renseignements personnels à des tiers

En aucun cas RTOERO ne vend, n’échange, ne loue, ni ne transfère de renseignements personnels à des tiers.

RTOERO obtient le consentement de la personne avant d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à quelque fin que ce soit, sauf si la loi prévoit une exception. Dans des circonstances exceptionnelles, les renseignements personnels peuvent être communiqués aux organismes d’application de la loi, en cas d’urgence, lorsqu’une ordonnance d’un tribunal, un mandat de perquisition ou la loi l’exige, et ce, dans toutes les provinces et tous les territoires du Canada.

LCAP

La Loi canadienne anti-pourriel (LPAC) établit les règles et les exigences concernant l’envoi de messages commerciaux électroniques et donne le droit au destinataire de ne plus en recevoir. De surcroît, elle détaille les pénalités imposées en cas de violation.

Les communications d’affaires d’RTOERO sont conformes à la LPAC. En outre, RTOERO s’engage à ce qui suit :

• Inclure l’adresse d’affaires de notre organisme dans les messages électroniques ;
• Identifier de façon raisonnable les messages publicitaires comme tels ;
• Fournir dans chaque courriel des consignes pour permettre aux destinataires de se désabonner ;
• Permettre aux utilisateurs de se désabonner à l’aide d’un lien dans le bas de chaque courriel ;
• Respecter les demandes de retrait et de désabonnement immédiatement ;
• Ne pas utiliser de sujets ou d’adresses courriel fausses ou portant à confusion ;

Il est important de souligner que les membres d’RTOERO ne peuvent pas se désabonner des courriels « transactionnels » (par exemple, les appels de cotisation).

Accès des particuliers aux renseignements personnels qui les concernent

RTOERO mettra à disposition des renseignements précis sur ses politiques et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels. RTOERO informera toute personne qui en fait la demande écrite de l’existence, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels qui la concerne qu’RTOERO a en sa possession et lui permettra d’obtenir l’accès à ces renseignements. Toute personne est en droit de contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements personnels en la possession d’RTOERO et de les faire modifier comme il convient.

Exactitude

RTOERO déploie, en toute bonne foi, des efforts pour veiller à ce que les renseignements personnels dont l’organisme a la gestion soient aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés. À cette fin, RTOERO demande à ses membres et à ses abonnés de tenir l’organisme informé de tout changement relatif aux renseignements et de le prévenir de toute erreur concernant les renseignements personnels en sa possession.

Responsabilité

RTOERO est responsable de la protection des renseignements personnels dont elle a la gestion et a désigné une personne qui devra s’assurer du respect des principes énoncés dans la présente politique.

Demandes et plaintes

Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet des renseignements personnels qu’RTOERO a en sa possession ou au sujet des politiques et des procédures d’RTOERO en matière de protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec :

RTOERO
18, chemin Spadina
Toronto (Ontario), Canada
M5R 2S7
À l’attention de l’agent de protection de la vie privée
[email protected]